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部下を正しく動かす上司のコミュニケーション術

日本情報マート

2017.09.04

 「報連相はまだか?」「なんでそっちの仕事から始めちゃうの?」「仕事に対する姿勢がなってないよ!」など、上司は部下に不満を感じます。一方、部下も「報連相の途中で話を遮るのはやめて!」「『ま、とにかくやってみて』みたいな曖昧な指示で、正しく優先順位がつけられるはずがない!」「働き方を押し付けないでほしい……」など、上司に対して不満を感じています。

1 上司と部下のコミュニケーションのゴールは?

 しばしば指摘される上司と部下のコミュニケーション問題。これを解決するにはどうしたらよいのでしょう。

 コミュニケーションという言葉を辞書で調べてみると、「互いの意思や考えなどを、言葉や身振りなどによって伝達すること」と説明されています。上司と部下の関係でも、互いの意思や考えなどを伝達し合うことは確かに大切です。しかし、伝えることをコミュニケーションのゴールとしてよいものなのでしょうか?

 上司と部下のコミュニケーションについて、上司の立場で考えてみましょう。上司は部下に、「私が言わなくても、必要に応じて自主的に報連相をしてほしい」といった指示をよく出します。この時点で上司は部下に意思や考えなどを伝えていますが、これだけでは仕事はうまくいきません。

 ビジネスを進めるために必要なのは部下の具体的な行動であり、この場合は自主的な報連相となります。つまり、上司と部下のコミュニケーションのゴールは、部下に動いてもらうことなのです。

2 上司が部下を動かすために必要な4つのステップ

 部下に動いてもらうといっても、独りよがりに動かれては困ります。ビジネスをスムーズに進めるためには、ゴールに向かって正しく動いてもらう必要があります。そのために上司が行うべきことは、「知る、伝える、動かす、正す」の4つです。

部下を動かすコミュニケーションのステップ

 目的は「動かす」ことであり、その前段階になるのが「知る」と「伝える」です。また、「正す」は、部下を動かしながら並行して進めます。順番に見ていきましょう。

 「知る」とは、部下の性格や仕事に対する姿勢、ビジネスのスキルを把握することです。同じ指示を出す場合でも、「とにかくやってみなはれ!」と背中を押したほうが燃える部下と、「私もサポートを惜しまないので、一緒にやっていこう」と寄り添ったほうが安心する部下がいます。できる上司はこの辺りをうまく使い分けていますが、これができるのは部下の性格などをよく知っているからです。

 「伝える」とは、正確で分かりやすい指示を出すことです。忙しい上司は、「ま、とにかくやってみて」「簡単でいいから」といったように、アバウトな指示を出すことがあります。指示をする時点で上司の頭の中にはその仕事の完成形があり、部下もその多くを共有していると思い込んでいるのです。しかし、上司と部下はキャリアが違います。上司には“朝飯前”のことでも、部下には難解であることが少なくありません。この違いを認識し、部下のレベルに合わせて、丁寧に指示をしなければなりません。

 「動かす」とは、文字通り、部下に具体的な行動を起こしてもらうことです。部下のことを知り、丁寧な指示を出しても、部下が動いてくれないことがあります。それは部下が、「なぜ、自分が担当しないといけないの?」「それをやることで自分の評価は上がるの?」などといったことを考え、動きをストップしてしまうからです。こうしたことがないように、上司は次の4つのことを必ず部下に伝え、部下の気持ちを刺激してあげましょう。

  • 指示を出した背景は?
  • その仕事はどのような意味を持っているのか?
  • その部下に担当してもらう理由は?
  • 指示を出す上司は、何を考えているのか?

 「正す」とは、ビジネスを正しい方向で進めるために部下をサポートすることです。ビジネスには必ずゴールがあります。しかし、スタートからゴールまで一直線に進むことは少ないものです。多くの場合は、揺らぎながら少しずつ前に進んでいきます。揺らぎが大きすぎると必要以上に時間がかかり、ビジネスが進まなくなってしまいます。上司は部下の状況を確認し、軌道修正をしていきましょう。

3 上司と部下は協力し合う関係

 世の中には「二項対立」といわれるものがたくさんあります。二項対立とは、互いに対立や矛盾の関係にあることであり、「利己と利他」「禁煙と喫煙」などが挙げられます。もしかしたら、「『上司と部下』は二項対立の代表格なのでは?」と考えている人がいるかもしれません。

 しかし、上司と部下は二項対立ではなく、互いに協力しながら会社の目標を達成する関係です。キャリアや考え方などによって上司と部下にはギャップが生じやすいのも事実であり、それはある程度、仕方のないことです。上司は部下との間にギャップがあることを前提にして、部下を正しく動かすためのマネジメントをしなければなりません。そのポイントは、「知る、伝える、動かす、正す」を意識したコミュニケーションなのです。

以上

※上記内容は、本文中に特別な断りがない限り、2017年9月4日時点のものであり、将来変更される可能性があります。

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執筆:日本情報マート

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