
ディシジョンツリー(Decision Tree、決定木)とは?〜...
2022.12.09
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最近は、ビジネスでもメッセンジャー(メッセージツール)やチャットで連絡を取ることが増えましたが、メールも依然としてよく使われます。ただ、メールには対面や電話と違って相手の表情や声の調子などが分からない上に、メッセンジャーやチャットよりも形式的であるといった、少々面倒なところがあります。
そのため、メールを送るときは相手のことを気遣った内容の文面になるよう配慮します。特に難しいのは、日程調整や見積もりを依頼しているのに連絡が来ない場合などに、相手に催促するときのメールです。リモートワーク(テレワーク)中の場合、オンラインMTGのURLが届くはずが届かず、メールで催促するケースも増えているかもしれません。
そこで本記事では、上から目線にならない、失礼にならない催促メールの書き方を文例付きで紹介します。相手にやんわりと催促したい、メールの再送をお願いしたい場合などにお役立てください。なお、こちらが催促を受けてしまった場合は、次の記事が参考になります。
1)ミスや行き違いの可能性もある
約束の日時になっても相手からのメールが届かない場合、焦ったり、腹立たしい気持ちになったりするかもしれませんが、そのままの心理状態で催促メールを送ってはいけません。イライラした感情がメールの文面に表れ、メールを受け取った相手も不愉快になるからです。
それに、こちらか相手のいずれかが悪意のないミスをしていることもあります。例えば、次のようなケースです。
2)こちらに落ち度がなくても丁寧に対応する
こちらのミスや勘違いでないことを明らかにした上で、相手に催促メールを送ります。このとき、こちらに落ち度がないことが分かっていても、低姿勢を崩さず、丁寧な催促メールを心掛けましょう。その理由は2つあります。
1つ目の理由は、相手がミスや勘違いをしているケースへの配慮です。相手に悪気がない場合、こちらから催促メールを送った時点で、相手は「申し訳ない」という気持ちになるため、そこでわざわざ強く出る必要はありません。
2つ目の理由は、その後のビジネスをスムーズに進めるための配慮です。メールが遅れたことをきっかけに雰囲気が悪くなると、その後の関係に支障を来す恐れがあります。こちらが“大人”になって、ビジネスを進めやすい関係を維持しましょう。
催促メールの基本的な構成は、「挨拶」「前置き・本題」「フォロー・結び」となります。この構成に沿って、やんわりと丁寧に催促する際に使えるフレーズを紹介します。
1)挨拶
基本は、丁寧に書くことと、用件を明確にすることです。まずは通常のパターンを見てみましょう。
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△(氏名)です。
先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
その際にご依頼した資料の件でご連絡致しました。
急を要する場合などは、こちらがより急いでいるというニュアンスを含めてもよいでしょう。具体的には次の通りです。
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△(氏名)です。
先日ご依頼した資料の件で、急ぎ確認したいことがありご連絡致しました。
2)前置き・本題
前置きでは、「こちらのミスや行き違いの可能性を認識しています」というニュアンスを含めることできつくならず、やんわりとした印象になります。あくまでも低姿勢であることがポイントです。
本題は、前置きに続けて、「メールがまだ届いていないこと」を伝え、「再送お願いします」などの相手のアクションを促します。具体的には次の通りです。
急を要する場合などは、上記3つよりも厳しめのフレーズにしてもよいでしょう。具体的には次の通りです。
本題の前後に、こちらがメールを催促している理由を記載するのも効果的です。具体的には次の通りです。
3)フォロー・結び
フォロー・結びでは、「催促して申し訳ないが、しっかり対応してください」というニュアンスを伝えます。具体的には次の通りです。
結びでは、「今後の関係維持」のニュアンスを伝えます。具体的には次の通りです。
実際に催促メールを送るときは、相手との関係性を考慮しましょう。低姿勢であることが基本ですが、普段と大きく異なるトーンだと、かえって違和感が生じることもあります。
例えば、しゃくし定規なメールを送れば、相手が「ずいぶん気を使わせてしまい、大変申し訳ないことをした」と、必要以上に恐縮してしまうことがあります。逆に、悪くすれば「無礼だ」と怒らせてしまうこともあります。
もし、メールの文面に自信がないのであれば、電話による催促を検討してみてもよいでしょう。電話であれば、いつも通りの口調や明るい声のトーンで、こちらに他意がないことを伝えることができます。
また、リモートワーク中の場合、自社だけでなく、相手のPC環境などによっては相手のレスポンスが通常に比べて遅くなることもあります。相手がリモートワークをしているかを確認したり、相手への依頼事項がある場合は、いつも以上に余裕を持って締め切りを設定したりするなどの配慮も必要です。
こちらが催促を受けてしまった場合は、【文例付き】相手を不快にさせない催促メールへの返信マナーを参考にしてください。
以上
※上記内容は、本文中に特別な断りがない限り、2021年1月13日時点のものであり、将来変更される可能性があります。
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